- Administratíva pracovných ciest zaberie firmám stovky hodín ročne.
- Strata dokladov môže zamestnancovi skomplikovať preplatenie výdavkov.
- Digitalizácia cestovných príkazov výrazne znižuje chybovosť aj administratívu.
Pracovné cesty sa často spájajú so zvýšenou administratívou. Týka sa to zamestnanca, ktorý peniaze míňa, aj zamestnávateľa, ktorý oprávnené náklady zamestnancovi prepláca. Z pomerne jednoduchej dvojdňovej cesty do susedného štátu sa môže stať nočná mora. Deje sa to napríklad vtedy, keď zamestnanec doklady stratí alebo si neskontroluje ich správnosť.
Ondrej Gaššo, odborný metodik z HR systému Humanet hovorí, že so spracovaním ciest sa spája administratíva v troch fázach.
Prvou je vypísanie cestovného príkazu, jeho schválenie a vyplatenie prípadného preddavku. Patrí sem aj objednanie služieb vopred, napríklad ubytovania, leteniek, cestovných lístkov, vstupeniek na podujatie, či prenájmu techniky.
Druhou fázou je samotné vyúčtovanie. Zamestnanec po návrate z cesty na základe dokladov požiada o preplatenie výdavkov a cestovných náhrad. Ideálne je, ak takéto vyúčtovanie schváli účtovník, prípadne aj nadriadený.
Treťou fázou je vyplatenie a zaúčtovanie. Každá z nich si vyžaduje čas – zamestnanca aj účtovníka.
Pracovné cesty – koľko času zaberie ich príprava?
Koľko presne? Humanet to prepočítal na konkrétnych príkladoch, pričom vychádzal z konzervatívneho odhadu 10 minút na jeden príkaz.
V malej firme s 25 zamestnancami, kde cestuje najmä riaditeľ raz až dvakrát týždenne, vznikne ročne 50 až 100 cestovných príkazov, čo predstavuje 8 až 17 hodín administratívy ročne. Na prvý pohľad znesiteľné.
Inak to vyzerá vo firme so 100 zamestnancami, kde desať obchodníkov absolvuje každý priemerne tri cesty týždenne. Ročne to generuje približne 1 400 príkazov a celková hodinová záťaž dosiahne zhruba 233 hodín – takmer šesť týždňov práce jedného človeka, len na papierovanie okolo ciest.
V 500-člennej firme, kde pravidelne cestuje asi 10 % zamestnancov, vznikne ročne 5 000 až 7 000 príkazov. Hodinová záťaž sa pohybuje medzi 833 a 1 167 hodinami ročne, päť až sedem mesiacov práce na plný úväzok.
Podľa Humanetu pritom vhodný softvér pri bežnom cestovnom príkaze skracuje čas manuálnych úkonov o viac než 75 %. Ďalším benefitom je nižšia chybovosť a odbúranie fyzického archívu.
Loading ...Čo všetko je možné si dať do nákladov
Do nákladov je možné si zahrnúť faktúry a pokladničné doklady súvisiace s pracovnou cestou a neprekračujúce zákonné limity, napríklad na stravné, ubytovanie, dopravu, palivo, parkovné a podobne. Naopak, ako nedaňové posudzuje firma nadmerné náklady, napríklad na luxusné ubytovanie, pokuty či sumy presahujúce zákonné limity.
V praxi napríklad vznikajú často problémy s použitím súkromného vozidla. „Firma musí mať na pamäti, že takéto vozidlo treba zahrnúť do najbližšieho daňového priznania dane z motorového vozidla. Je preto potrebné si odložiť kópiu technického preukazu vozidla,” radí Ondrej Gaššo.
Slúži najmä ako zdroj údajov vozidla do daňového priznania, ale poskytuje aj dáta o referenčnej hodnote spotreby paliva vozidla. Vyspelé programy umožňujú podchytiť aj mix paliva, keďže viaceré typy vozidiel už používajú rôzne zdroje pohonu. Správne vypočítané náhrady vyžadujú tiež cenu paliva v čase jazdy.
Problematická môže byť aj kontrola odjazdených kilometrov, keďže v súkromnom vozidle nemusí byť nainštalovaný GPS tracker. Humanet preto radí starostlivo si zaznamenať počet najazdených kilometrov a priradiť ich účelu cesty.
„Dobrým zvykom je, ak firma trvá na havarijnom poistení súkromného vozidla, ktoré sa použije na služobné účely. Vyhne sa tým možným komplikáciám v prípade nepríjemnej udalosti vzniknutej počas pracovnej cesty,” odporúča Ondrej Gaššo.
Odborník ešte neznamená dobrý šéf: Na toto firmy doplácajú čoraz častejšie
Nočná mora – stratené doklady
Pre zamestnanca je pravdepodobne najväčšou nočnou morou súvisiacou so spracovaním pracovnej cesty strata dokladov. Drahá večera s obchodným partnerom, či ubytovanie v dobrom hoteli, dokážu zájsť hlboko do peňaženky. No doklady si treba odkladať aj za drobné výdavky ako parkovné, pohonné hmoty alebo jazdu taxíkom.
Ako uvádza Ondrej Gaššo: „V prípade straty dokladov má zamestnanec možnosť vyžiadať si od poskytovateľa služby opis dokladu. Pri faktúrach je to jednoduchšie, no pri bločkoch z registračnej pokladnice niekedy nemožné.” Niektoré spoločnosti preto umožňujú zamestnancom podať v takých prípadoch čestné prehlásenie.
Väčšinou to upravujú interné smernice. „Je potom na posúdení firmy, či, v akej výške a ako často takýto výdavok bez dokladu uzná a preplatí,” konštatuje Gaššo. Upozorňuje ale, že aj tak ide z pohľadu zamestnávateľa o nedaňový výdavok. Z toho dôvodu odborník zamestnancom a firmám odporúča uchovávať si doklady v elektronickej podobe. Stačí aj kvalitná fotka z mobilu.
„Z praxe sa digitálna forma dokladov ukazuje ako oveľa efektívnejšia. Odbúrava sa ňou množstvo administratívnej práce a aj priestoru vo firemnom archíve. Nehrozí blednutie bločkov a jednoduchšie sa v nich vyhľadáva spätne,” uvádza Gaššo. Zároveň dodáva, že audítori s absenciou fyzických dokladov problém nemajú.
Automatizácia a digitalizácia tak môže ušetriť veľký rozsah práce, niekde až o 75% podľa skúseností z implementácií.
