- Nové digitálne systémy a aplikácie môžu pomôcť podnikateľom s administratívnou náročnosťou
- Počet chýbajúcich dokladov dokážu znížiť na minimum
Pri chýbajúcich dokladoch, ako sú napríklad pokladničné bloky, sa zvyšuje riziko nekompletného účtovníctva, čo môže viesť po kontrole daňového úradu k pokutám. Je možné toto riziko minimalizovať súborom opatrení, pomôcť vo veľkej miere môžu digitálne systémy a aplikácie. Upozornila na to spoločnosť Capila.
Legislatíva umožňuje firmám prenášať agendu do digitálnej podoby. Je možné archivovať všetky účtovné doklady elektronicky. Podniky však stále musia zabezpečiť vierohodnosť pôvodu, neporušiteľnosť obsahu a čitateľnosť účtovných dokladov.
„Vďaka digitalizácii už papierové doklady nemusia nikam cestovať ani zaberať fyzický priestor. Digitálne nástroje tak umožňujú celý proces výrazne zrýchliť a minimalizovať administratívu, čo zvyšuje pravdepodobnosť, že na to ľudia nezabudnú,” priblížil Martin Jesenský zo spoločnosti Capila.
Firmy majú problémy s chýbajúcimi dokladmi aj pre nedostatočnú komunikáciu, neefektívne nastavené procesy zbierania pokladničných blokov či absenciu mechanizmov, ktoré by zabránili ich strate.
Vhodné je školenie zamestnancov vo firme, ktorí majú disponovať s finančnými prostriedkami spoločnosti. Nemajú totiž niekedy vedomosti o tom, či ich majú vôbec zbierať. Pri preberaní firemnej platobnej karty by pracovníkom po školení malo byť jasné, akú majú zodpovednosť.
Technológie znížia počet chýbajúcich dokladov na minimum
Cieľom by mali byť podľa Jesenského aj správne nastavené interné procesy, ktoré sú podporené správne nastaveným technickým riešením. „Celkovo ide o relatívne jednoduché procesné zmeny, ktoré často dokážu firmy plynulo posunúť z jedného extrému do druhého, čiže zo stoviek chýbajúcich bločkov k nule, prípadne jednotkám, čo už nie je také náročné dohľadať a vyriešiť,” dodal Jesenský.
Pri chýbajúcich dokladoch je potrebné príslušné položky zaúčtovať a vykázať ako nedaňové výdavky. Môže to však zvýšiť základ dane. S chýbajúcimi pokladničnými blokmi či faktúrami sa pravidelne na konci roka stretávajú viaceré slovenské firmy. Capila odporúča používať aj aplikáciu na odosielanie bločkov okamžite po nákupe.
Je na to potrebný len smartfón, keďže aplikácia umožňuje konvertovať fotografiu do formátu, ktorý spĺňa všetky zákonné náležitosti.
Prečítajte si aj: Jedna z najobľúbenejších slovenských bánk zavádza zmeny. Týkajú sa bankomatov
